Die Möglichkeiten virtueller und hybrider Event Formate

Hybride und virtuelle Eventformate spielen seit letztem Jahr eine große Rolle und können auch zukünftig einige Formate und Prozesse schneller, effizienter und kostengünstiger gestalten. Zudem ist es für viele Menschen eine Chance virtuell zusammen zu kommen und sich auszutauschen. Unternehmen können Produkte und Dienstleistungen vorstellen, die Mitarbeiterbindung wird gestärkt, Inklusion gefördert und sogar ganze virtuelle Events und Messen veranstaltet. Doch was ist für die digitale Welt geeignet und wo stoßen Formate an ihre Grenzen? Was gilt es zu beachten und welche Formate gibt es überhaupt?

Im Folgenden stellen wir diese und unsere Empfehlungen dazu vor.

// SEMINAR

Bei einem Seminar steht der Fokus auf Weiterbildung. Meistens sind es frontal gestaltete Vorträge eines Referenten und Teilnehmer*innen ergänzen diesen durch individuelle Fragestellungen. Virtuell sind diese Vorträge bereits als „Webinar“ bekannt. Wir empfehlen dabei eine Dauer von max. 20 Minuten. Es sollte zudem ausreichend Zeit für Fragen berücksichtigt werden. Diese können über interaktive Tools wie Q&A oder Voting der Go.Control Event.App eingesetzt werden. Bei mehreren Vorträgen sollten Pausen zum Durchatmen, Verarbeiten der Informationen sowie zum Essen und Trinken einplanen sein.

// WORKSHOP

Bei Workshops stehen der Austausch und das Arbeiten in kleineren Gruppen im Vordergrund. Für das digitale Format ist es wichtig, dass ein Moderator den kreativen Prozess anleitet und begleitet. Bei wenigen Teilnehmer*innen funktioniert dieser kreative Austausch digital gut. Bei zu vielen Personen wird jedoch das Sprechen, Erarbeiten und Abstimmen schwierig und unübersichtlich. Wir empfehlen daher eine Gruppengröße von maximal 15 Personen. Auch hier sollte die Dauer im Vorhinein zeitlich begrenzt werden.

// MESSE

Bei diesem Format wird eine virtuelle Messewelt mit Hilfe von 2/3D-Visualisierungen geschaffen. So können mehrere Aussteller und Vortragsbühnen abgebildet werden. Durch eingebundene Videos, Präsentationen, Live-Chats oder sogar 1:1 Videosessions auf den einzelnen Messeständen wird die gesamte Messe zu einem virtuellen Erlebnis. Wichtig ist, dass ein interessantes Vortragsprogramm generiert und wirklich relevanter Content dargestellt wird, sodass Aufmerksamkeit und Interesse der Teilnehmer*innen geweckt wird und man in eine eigene Erlebniswelt eintaucht.

// BAR CAMP

Bei diesem Format wird das Programm durch die Teilnehmer*innen vorher gemeinsam geplant. Diese Vorab Planung ist durch diverse bekannte Tools wie zum Beispiel „Teams“ möglich. Vorträge, Workshops oder Diskussionsrunden können damit beispielsweise umgesetzt werden. Wichtig ist, dass die Vorstellung der Beiträge vorher gut strukturiert wird.

// WORLD CAFÉ

Beim digitalen World Café findet ein Austausch der Teilnehmer*innen in unterschiedlichen virtuellen Räumen statt. Die Teilnehmer*innen wechseln dabei jeweils den Raum. Wir empfehlen hier eine Workshop Dauer pro Raum von 10-15 Minuten und eine maximal 5-10 Personen pro Raum. Der jeweilige Moderator bleibt dabei immer im gleichen virtuellen Raum und stellt bei jeder Runde vor, was die vorherige Gruppe erarbeitet hat. Die Ergebnisse jeder Gruppe werden festgehalten und am Ende in einem zentralen, virtuellen Raum präsentiert. Wir würden max. 5 Räume empfehlen.

// PODIUMSDISKUSSION

Bei der allgemeinen Podiumsdiskussion befinden sich mehrere Redner auf einer Bühne und tauschen sich zu einem Thema aus. Im digitalen Formt sollte ein Moderator das Gespräch strukturieren und darauf achten das die Zeit entsprechend eingehalten wird. Die Aufnahmen oder auch Live Übertragung können in einem Studio aufgenommen werden. Während Covid19 ist es wichtig den vorgeschriebenen Mindestabstand und die aktuellen Hygienevorschriften einzuhalten. Das Publikum kann interaktiv mittels Go.Control Event.App eingebunden werden. So können Umfragen, Q&A-Runden, Votings oder die Abbildung einer Themen Wordcloud stattfinden.

// FISH BOWL

Das FishBowl Format ist eine weitere Form der Podiumsdiskussion. Dieses bindet die Teilnehmer*innen mehr ein, indem aus dem Publikum Personen mit auf die Bühne zur Diskussion kommen können. In der digitalen Variante kann in der Talk-Runde ein leerer Stuhl oder auch Bildschirm stellvertretend für die digitalen Teilnehmer*innen platziert werden. Hier ist es notwendig, dass die Kommunikation vom Moderator gemanagt wird. Dieser sollte mittels interaktiver Tools (Chat) prüfen, wer sich einbringen möchte und der jeweiligen Person das Stimmrechte geben oder ihn auf den Screen dazu schalten.

// KONFERENZ

Unter Konferenz versteht sich eine ein- oder mehrtägige Veranstaltung. In der digitalen Welt ist es wichtig, die einzelnen Redebeiträge im Vergleich zum realen Event deutlich zu kürzen. Wir empfehlen auch hier eine begrenzte Zeit für Vorträge (max. 20 Minuten) und ca. 10 Minuten für Fragen und Anmerkungen durch die Teilnehmer*innen. Das Networking unter den Teilnehmer*innen kann über 1:1 Videosessions ermöglicht werden. Auch hier kann für die Interaktion der Teilnehmer*innen die Go.Control App eingesetzt werden.

// TABLE SESSION

Bei der Table Session gibt es verschiedene virtuelle Räume, welche die Teilnehmer*innen im Gegensatz zum World Café jedoch nicht unbedingt wechseln müssen. Auch die Themen der einzelnen Räume können unterschiedlich sein. Für die digitale Ausführung muss es klare Kommunikationsregeln geben. Auch empfehlen wir eine Anzahl von maximal 5 Räumen und 5-10 Teilnehmer*innen pro Raum. In jedem Raum sollte zudem ein Moderator für eine strukturierte Führung durch die Gespräche vorhanden sein.

// KAMIN GESPRÄCH

Beim Kamingespräch geht es um eine lockere, entspannte Unterhaltung der Teilnehmer*innen. Die Anzahl in der digitalen Variante sollte dabei nicht zu hoch sein. Das Format kann simple über diverse Videokonferenz-Tools umgesetzt werden.

 

Haben wir Sie neugierig gemacht?

Mit unserer Plattform bieten wir individuelle und vielfältige Möglichkeiten und helfen Ihnen bei der Virtualisierung Ihrer Event-Idee. Dabei stehen wir Ihnen von der Planung und Beratung bis zur Umsetzung zur Seite. Gerne können Sie uns telefonisch unter 06039 46 841 46 oder per Mail support@go-control.de kontaktieren. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.