Hotelbuchung direkt in der Event-Anmeldung

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Große Events bestehen aus vielen kleinen Momenten – doch selbst wenn Location, Agenda und Teilnehmendenmanagement stehen, ist die Organisation noch längst nicht abgeschlossen. Besonders bei mehrtägigen Veranstaltungen stellt die Hotelkoordination Veranstaltende oft vor zusätzliche Herausforderungen: Zimmerkontingente müssen verwaltet, Hotelwünsche erfasst, Buchungslisten erstellt und zahlreiche Rückfragen beantwortet werden. Gleichzeitig wünschen sich Teilnehmende einen möglichst einfachen und komfortablen Anmeldeprozess ohne zwischen verschiedenen Buchungsportalen wechseln zu müssen.

Mit unserem Feature zur integrierten Hotelbuchung wird dieser Prozess vollständig in die Eventplattform integriert. Teilnehmende buchen ihre Unterkunft direkt im Zuge der Registrierung, während Veranstaltende jederzeit den Überblick über Hotels, Zimmerkontingente und Buchungen behalten.

Hotelbuchung und Event-Anmeldung in einem Schritt

Anstatt nach der Anmeldung separate Buchungslinks zu versenden, mehrere Plattformen zu managen oder Hotelwünsche manuell abzufragen, erfolgt die Zimmerauswahl direkt im Anmeldeprozess. Bereits während der Registrierung können Teilnehmende:

entscheiden, ob eine Übernachtung benötigt wird
den gewünschten Reisezeitraum auswählen
zwischen Einzel-, Doppel- oder weiteren Zimmerkategorien wählen
verfügbare Zimmer inklusive Preis, Beschreibung und Bildern vergleichen
das Wunschhotel direkt buchen

Der gesamte Prozess erfolgt ohne Medienbruch, sorgt für eine deutlich angenehmere Registrierung und eine integrierte Hotelbuchung bietet zahlreiche Vorteile:

Hotelbuchung direkt während der Registrierung
Kein zusätzlicher Buchungsprozess
Alle relevanten Informationen an einer Stelle
Weniger Aufwand und mehr Planungssicherheit
Komfortable Anreiseplanung

Gerade bei Kongressen, Tagungen oder mehrtägigen Veranstaltungen profitieren Gäste von einem durchgängigen Buchungsprozess ohne zusätzliche Abstimmungen.

Hotelbuchung flexibel freischalten

Nicht bei jedem Event steht bereits zum Start der Anmeldung fest, welche Hotels oder Zimmerkontingente zur Verfügung stehen. Deshalb kann die Hotelbuchung unabhängig von der eigentlichen Registrierung auch zu einem späteren Zeitpunkt freigeschaltet werden.

Sobald alle Informationen vorliegen, lässt sich die Hotelabfrage nachträglich aktivieren. Bereits registrierte Teilnehmende können ihre Anmeldung anschließend erneut aufrufen und ihre Unterkunft bequem ergänzen oder auswählen. So bleiben Veranstaltende flexibel, auch wenn Hotelkontingente oder Buchungsdetails erst im weiteren Projektverlauf feststehen.

Hotelplanung effizient und zentral

Die integrierte Hotelbuchung dient als komfortable Bedarfs- und Buchungsabfrage innerhalb der Event-Anmeldung und nimmt keine direkte Reservierung beim Hotel vor. So werden alle Angaben der Teilnehmenden zentral in der Eventplattform erfasst und übersichtlich verwaltet. Veranstaltende erhalten dadurch jederzeit einen vollständigen Überblick über gewünschte Hotels, Zimmerkategorien und benötigte Kontingente. Die gesammelten Buchungsdaten können anschließend bequem exportiert und gesammelt an die jeweiligen Hotels übermittelt werden.

Dieses Vorgehen bietet insbesondere bei Veranstaltungen mit reservierten Zimmerkontingenten oder individuell vereinbarten Hotelkonditionen einen entscheidenden Vorteil: Die gesamte Hotelkoordination bleibt in der Hand der Veranstaltenden, während Teilnehmende ihre Unterkunft dennoch komfortabel direkt im Anmeldeprozess auswählen können.

Vorteile:

Zentrale Erfassung aller Hotelwünsche
Keine doppelte Datenerfassung
Einfache Übergabe der Buchungslisten an Hotels
Ideal für reservierte Zimmerkontingente und Gruppenbuchungen
Veranstaltende behalten jederzeit die volle Kontrolle über den Buchungsprozess

Volle Kontrolle im Backend

Auch für Veranstaltende wird die Hotelorganisation deutlich einfacher. Über den eigenen Menüpunkt Hotelbuchung lassen sich sämtliche Unterkünfte zentral verwalten. Das Modul wird nach Lizenzierung automatisch im Backend freigeschaltet und integriert sich nahtlos in die Eventverwaltung. Dabei können beliebig viele Hotels angelegt und individuell konfiguriert werden. Über die zentralen Grundeinstellungen lassen sich zahlreiche Funktionen individuell konfigurieren. Dadurch lässt sich die Hotelbuchung optimal an die Anforderungen jeder Veranstaltung anpassen.

Flexible Zimmerkategorien

Für jedes Hotel lassen sich unterschiedliche Zimmerkategorien erstellen wie beispielsweise Einzelzimmer und Doppelzimmer. Jede Kategorie kann zusätzlich mit einer Beschreibung, Bildern, Preisen, weiterführenden Informationen oder Links ergänzt werden.

Individuelle Freigaben für unterschiedliche Gästegruppen

Nicht jedes Hotel oder jede Zimmerkategorie muss allen Teilnehmenden zur Verfügung stehen.
Deshalb können Kategorien gezielt bestimmten Gästegruppen oder anderen Parametern zugeordnet werden. So lassen sich beispielsweise: VIP-Hotels ausschließlich VIP-Gästen anzeigen, Speaker-Unterkünfte nur Speakern bereitstellen,
spezielle Kontingente für Partner oder Sponsoren reservieren. Dadurch bleibt die Hotelverwaltung flexibel und individuell anpassbar.

Zimmerkontingente jederzeit im Blick

Für jede Zimmerkategorie können verfügbare Kapazitäten definiert werden. Das System unterstützt dabei die Verwaltung der Kontingente und ermöglicht jederzeit einen Überblick über:

verfügbare Zimmer
bereits gebuchte Kapazitäten
verbleibende Kontingente
Exporte & Auswertungen

Hotelbuchungen gezielt nachverfolgen

Ist die Hotelbuchung nicht als Pflichtfeld angegeben, buchen nicht unbedingt alle Teilnehmenden ihre Unterkunft direkt bei der Anmeldung, da ggf. noch geschäftlich sowie privat entschieden werden muss, ob eine Übernachtung benötigt wird. Deshalb bietet das Modul die Möglichkeit, jederzeit nachzuvollziehen, wer bereits eine Hotelbuchung vorgenommen hat und wer noch keine Auswahl getroffen hat.

Über entsprechende Filter lassen sich beide Gruppen schnell identifizieren. So können Veranstaltende gezielt Teilnehmende ohne Hotelbuchung ansprechen und ein Reminder-Mailing zur Hotelreservierung versenden. Gleichzeitig ermöglichen die Filter eine hotel- oder buchungsspezifische Kommunikation. Müssen Teilnehmende eines bestimmten Hotels beispielsweise über kurzfristige Änderungen, wichtige Hinweise oder organisatorische Anpassungen informiert werden, können diese gezielt ausgewählt und direkt kontaktiert werden. Das reduziert den Kommunikationsaufwand, vermeidet unnötige Rückfragen und sorgt dafür, dass relevante Informationen ausschließlich die betroffenen Personen erreichen.

Ausgabe der Buchungsinformationen

Mit einem eigenen Serienfeld lässt sich die Buchung des Gastes ganz einfach in die Eventwebsite oder in E-Mails integrieren. Wurde eine Hotelbuchung vorgenommen, werden Hotelbild, Hotelname sowie der gebuchte Aufenthaltszeitraum automatisch ausgegeben. So erhalten Teilnehmende ihre Reiseinformationen übersichtlich und ohne zusätzlichen Pflegeaufwand – immer aktuell und direkt aus dem System.

Flexible Exportmöglichkeiten

Neben einer komfortablen Übersicht in der gewohnten Tabelle können Buchungen pro Hotel, Buchungen pro Zimmerkategorie und verfügbare Restkontingente je nach individueller Filterung exportiert und für Hotels, das Orga Team oder interne Ansprechpartner bereitgestellt werden.

Die Vorteile auf einen Blick

Für Teilnehmende

Hotel direkt bei der Registrierung buchen
Kein separater Buchungsprozess
Mehr Komfort und Übersicht
Schnellere Planung der Anreise
Alle Informationen zentral an einem Ort

Für Veranstaltende

Zentrale Verwaltung aller Hotels
Flexible Zimmer- und Kontingentverwaltung
Zielgruppenspezifische Freigaben
Schnelle Exportmöglichkeite
Weniger Rückfragen
Deutlich geringerer organisatorischer Aufwand

Unser Fazit: Mehr Komfort für alle Beteiligten

Mit der integrierten Hotelbuchung wird die Eventplattform um einen wichtigen Baustein erweitert. Veranstaltende sparen Zeit, reduzieren manuelle Prozesse und behalten jederzeit den Überblick über Hotels und Zimmerkontingente. Gleichzeitig profitieren Teilnehmende von einem komfortablen und durchgängigen Buchungsprozess – von der Eventanmeldung bis zur Hotelreservierung.

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